FAQ – najczęściej zadawane pytania

Może to zależeć to od programu wymiany, na który zamierzacie aplikować oraz od wymogów danej uczelni zagranicznej. Podstawowe zasady ujęte są w regulaminie rekrutacji. Aplikować można już w trakcie 1 roku studiów studiów I stopnia, po zaliczeniu pierwszego semestru. W takim wypadku wyjazd odbywa się w trakcie drugiego roku studiów. Studenci 1 roku studiów II stopnia mogą aplikować zanim ukończą pierwszy semestr. W trakcie wyjazdu należy posiadać aktywny status studenta UEK – czyli nie można wyjechać na częściowe studia zagraniczne:

• jako absolwenci (nie dotyczy to praktyk zagranicznych, o których możecie dowiedzieć się więcej w Akademickim Centrum Kariery),
• w trakcie urlopu (ale można w trakcie takiego urlopu aplikować),
• jeśli zostaliście skreśleni z listy studentów.

W programie Erasmus+ mogą brać udział zarówno studenci formy stacjonarnej, jak i niestacjonarnej. W przypadku innych programów mogą występować ograniczenia w tej kwestii.

Jeśli Wasza sytuacja jest specyficzna i nie znaleźliście tutaj odpowiedzi na swoje pytanie, możecie zwrócić się do pracowników BPZ zajmujących się danym programem lub procesem rekrutacyjnym.

Należy wziąć udział w naborze do programu, który Was interesuje. Podstawowe informacje o procesie rekrutacyjnym i kalendarzu naborów znajdują się tu. Szczegółowe informacje odnośnie naborów, takie jak dokładne daty ich trwania, wymagane dokumenty i kroki, które należy wykonać publikowane są w ogłoszeniach o poszczególnych naborach. Aby Wasze zgłoszenie miało szanse zostać rozpatrzone pozytywnie, upewnijcie się, że:

• spełniacie warunki przyjęcia do danego programu oraz wybranych uczelni (np. posiadacie odpowiedni certyfikat językowy, jeśli wybrane uczelnie tego wymagają),
• Wasza średnia ocen oraz poziom językowy spełniają kryteria programu oraz wybranych uczelni (np. jeśli wybieracie uczelnię, przy której widnieje informacja o konieczności znajomości konkretnego języka, takie potwierdzenie należy dostarczyć na etapie naboru, nie w późniejszym terminie),
• dopełniliście wymagań danego naboru (dotrzymaliście podanych terminów, przesłaliście aplikację oraz wymagane dokumenty).

Zachęcamy do zapoznania się z informacjami na temat programów wymiany, wymogami uczelni zagranicznych oraz podstawowymi zasadami ujętymi w regulaminie rekrutacji.

Formalnie wystarczy średnia minimalna określona w Regulaminie. Średnia ocen pobierana jest z systemu USOS w dniu zamknięcia formularza aplikacyjnego w danym naborze, ze wszystkich zamkniętych do tej pory semestrów. W niektórych programach, jak np. Double Diploma, wymagana średnia minimalna to 4,0. Czasami takie wymaganie zgłasza też zagraniczna uczelnia partnerska – wtedy znajdziecie informację na ten temat w opisie uczelni na stronie BPZ, a także w aplikacji rekrutacyjnej. Ponadto pamiętajcie, że średnia powyżej 4,0 premiowana jest dodatkowymi punktami, które mogą pomóc Wam w otrzymaniu miejsca w wymarzonej uczelni. Są to punkty dodatkowe, a więc jeśli Wasza średnia wynosi np. 3,6 – otrzymujecie 3,6 pkt, natomiast jeśli średnia wynosi 4,0 – otrzymacie łącznie 7 punktów, 4 za samą średnią oraz 3 dodatkowe. Progi punktowe odnośnie średniej ocen, ale także innych osiągnięć i dodatkowych aktywności znajdziecie w tabeli umieszczonej w Regulaminie.

Certyfikaty językowe mogą być wymagane przez niektóre uczelnie. Jeśli tak jest – taką informację znajdziecie w opisie uczelni na stronie BPZ, a także w aplikacji rekrutacyjnej. Jeśli Wasze wymarzone uczelnie wymagają zewnętrznych certyfikatów językowych, należy je przedstawić na etapie naboru. Większość uczelni partnerskich akceptuje jednak kwalifikację językową przeprowadzoną przez Centrum Językowe UEK, w związku z tym nawet bez posiadania certyfikatu macie szeroki wybór.

W programie Erasmus+, a także Erasmus+ do tzw. krajów trzecich niestowarzyszonych mogą brać udział studenci obu form kształcenia – stacjonarnej i niestacjonarnej. Pamiętajcie jednak, że w trakcie wymiany będziecie studiować w formie stacjonarnej – nie będzie opcji weekendowej ani wieczorowej.

Jeśli chodzi o inne programy, mogą występować ograniczenia w dostępie dla studentów formy niestacjonarnej. W ramach programu umów bilateralnych mogą wyjeżdżać jedynie studenci formy stacjonarnej (dziennej). W przypadku wątpliwości, czy dany program jest dla Was odpowiedni zalecamy kontakt z pracownikami BPZ zajmującymi się danym programem lub procesem rekrutacyjnym.

Zasadniczo – tak. Każda osoba ze statusem studenta UEK ma takie same prawa odnośnie udziału w programach wymiany niezależnie od obywatelstwa. Wybierając miejsce docelowe swojego wyjazdu powinniście jednak sprawdzić, jakie są warunki otrzymania wizy lub innego pozwolenia na pobyt dla obywateli Waszego kraju pochodzenia. Pewne rodzaje pozwolenia na pobyt w Polsce mogą także blokować możliwość wyjazdu do niektórych krajów (np. status uchodźcy). Warto również zorientować się, czy skala odmów wizowych dla obywateli Waszego kraju pochodzenia nie jest wysoka. Radzimy również, aby w miarę możliwości nie podejmować dużych zobowiązań finansowych związanych z wyjazdem (zakup biletów lotniczych, kaucja za zakwaterowanie) przed otrzymaniem wizy.

Z reguły nie ma takiej konieczności, jeśli macie pewność, że wybrane przez Was uczelnie oferują wystarczający wybór przedmiotów w języku angielskim. W wielu krajach Europy Zachodniej i Północnej znajomość języka angielskiego jest na tyle powszechna, że nie powinniście mieć większych trudności z załatwianiem formalności w uczelni przyjmującej i spraw codziennych. Wybierając jednak kraje, których język urzędowy jest popularny (np. Francja, Włochy, Hiszpania) lub znajdują się w nieanglojęzycznej strefie wpływów (np. Kazachstan), warto nauczyć się przed wyjazdem takiego języka w stopniu podstawowym, nawet jeśli dana uczelnia tego nie wymaga. Podniesie to na pewno Wasz komfort w trakcie wymiany, wzbogaci Wasze doświadczenia z wyjazdu i pozwoli Wam pełniej zagłębić się w kulturę kraju, w którym spędzicie kilka miesięcy. Zazwyczaj języka danego kraju będziecie mogli uczyć się także na miejscu, w ramach wyboru przedmiotów.

Z reguły nie ma takiej konieczności – jeśli nie ma żadnych informacji na ten temat w opisie uczelni, wystarczy znajomość jednego z tych języków na wskazanym poziomie. Jeśli znacie oba języki w wystarczającym stopniu i chcecie wybrać przedmioty prowadzone w obu z nich, warto zapytać o taką możliwość koordynatora z uczelni przyjmującej.

Może zdarzyć się, że dana uczelnia oferuje przedmioty w języku angielskim tylko na jednym stopniu studiów lub tylko w konkretnych dziedzinach. Takie informacje znajdują się w opisie uczelni na stronie BPZ oraz w aplikacji rekrutacyjnej.

Niektóre uczelnie mogą zastrzec, że wymagają potwierdzonej znajomości języka urzędowego ich kraju nawet w przypadku studiowania w języku angielskim. W takim wypadku należy pozytywnie zaliczyć kwalifikację językową w danym naborze z obu języków, aby mieć szansę na otrzymanie miejsca w takiej uczelni.

Odnośniki do programów wymiany aktualnie prowadzonych w UEK znajdziecie w zakładce „Programy wymiany” na stronie BPZ.

Najpopularniejszym programem wymiany jest Erasmus+, możecie również skorzystać w jego ramach z opcji wyjazdu do tzw. krajów trzecich niestowarzyszonych oraz z wyjazdów krótkoterminowych – Blended Intensive Program i Blended Short-term Mobility. W ramach programu Erasmus+ można także starać się o wyjazd na zagraniczne praktyki zawodowe – informacje na ten temat znajdziecie na stronie internetowej Akademickiego Centrum Kariery. W programie Erasmus+ otrzymujecie grant finansowy, którego wysokość jest uzależniona od długości Waszego pobytu i stawki miesięcznej obowiązującej do danego kraju. Otrzymujecie również środki na podróż w wysokości odpowiadającej odległości pomiędzy UEK a daną uczelnią partnerską, a także zależnie od wybranego środka transportu (green travel lub podróż standardowa). Osoby z przyznanym stypendium socjalnym lub orzeczoną niepełnosprawnością otrzymują także dodatkowe środki na każdy miesiąc pobytu.

Do części uczelni pozaeuropejskich można wyjechać wyłącznie w ramach programu umów bilateralnych. W tym programie nie otrzymacie grantu finansowego ani dodatkowych środków na podróż. Nie płacicie jednak czesnego w uczelni przyjmującej (tak samo, jak w przypadku programu Erasmus+), a jeśli studiujecie w UEK odpłatnie – możecie ubiegać się o redukcję czesnego na czas wyjazdu.

Do Hiroshima University of Economics w Japonii można wyjechać w ramach stypendium rządu japońskiego STEP. W ramach tego programu selekcji dokonuje strona przyjmująca, a wybrane osoby mogą otrzymać stypendium wypłacane ze środków rządu japońskiego.

Możliwe destynacje zależne są od programu, do udziału w którym zamierzacie aplikować. Ponadto UEK musi posiadać aktywną umowę z uczelnią/uczelniami w danym kraju. W programie Erasmus+ znajdziecie większość krajów europejskich, nie tylko tych należących do Unii Europejskiej. W ramach programu Erasmus+ możecie wyjechać zarówno do krajów stowarzyszonych z programem, jak i do tych niestowarzyszonych. Istnieją również programy wymiany inne niż Erasmus+, a co za tym idzie – także inne destynacje. Listę uczelni partnerskich możecie filtrować zarówno poprzez program, jak i kraj. W ten sposób, jeśli macie ściśle określone preferencje, możecie sprawdzić, czy i z jakimi uczelniami UEK posiada w danym kraju umowy dotyczące wyjazdów studenckich.

Wybór uczelni może zależeć od wielu czynników. Należą do nich przede wszystkim: dostępność przedmiotów adekwatnych do Waszego kierunku i poziomu studiów, język nauczania w danej uczelni, opinie na temat danej uczelni zagranicznej, język obcy, którego uczycie się lub zamierzacie się uczyć, zainteresowanie kulturą danego kraju, posiadanie w danym kraju lub mieście osób bliskich, odległość od Polski, klimat – i wiele innych. Wybierając uczelnie, do których zamierzacie aplikować zadajcie sobie podstawowe pytania:

• W którym semestrze zamierzam wyjechać i jakie przedmioty mam w tym semestrze zapisane w programie swojego kierunku studiów? Warto skorzystać z Planów studiów UEK, wybierając rok akademicki i semestr, w którym rozpoczęliście studia. W ten sposób określicie, czy zalecane będzie wyszukanie takich uczelni, w których znajdziecie odpowiedniki większości przedmiotów obowiązkowych, czy też możecie pozwolić sobie na więcej swobody, ponieważ Wasze przedmioty w danym semestrze to głównie takie z grupy „przedmioty do wyboru”.
• Czy uczycie się lub zamierzacie się uczyć jakiegoś języka obcego poza angielskim? Jeśli tak, warto wybrać kraj, w którym będziecie mogli kontynuować lub rozpocząć naukę danego języka oraz w naturalny sposób rozwijać się językowo, dodatkowo poznając kulturę danego kraju.
• Czy spełniacie wymogi uczelni zagranicznych, które uważacie za interesujące? Zwróćcie uwagę na dostępne tam języki nauczania i ewentualne informacje zawarte w opisie danej uczelni: czy języki, z których możliwe jest dla Was uzyskanie kwalifikacji językowej są dostępne dla Waszego poziomu studiów i dla dziedziny, w której studiujecie? Czy uczelnia posiada jakieś specyficzne wymagania, na przykład odnośnie wysokości średniej ocen? Wzięcie pod uwagę tych czynników pozwoli Wam wybrać tylko takie uczelnie, do których macie szanse na kwalifikację. Nie warto wybierać uczelni w sposób przypadkowy lub tylko na podstawie upodobania do danego miasta. Może okazać się, że w tak dokonanym wyborze nie ma żadnej uczelni adekwatnej do Waszego profilu lub jest ich bardzo niewiele, co może skutkować nieotrzymaniem miejsca. Wybierając uczelnie w sposób przemyślany i świadomy zwiększacie swoje szanse nie tylko na sam wyjazd, ale także na pozytywne doświadczenia związane z udziałem w wymianie.
• Czy ważny jest dla mnie poziom nauczania w danej uczelni? Czy znam opinie innych studentów, którzy odbyli tam wymianę? Poziom uczelni możecie ocenić, wyszukując ją w różnego rodzaju rankingach, sprawdzając międzynarodowe akredytacje, czy różnego rodzaju wyróżnienia i współpracujące z daną uczelnią instytucje. Pomocne mogą być także opinie studentów, którzy w poprzednich semestrach wyjeżdżali do danej uczelni. Studenci wyjeżdżający w ramach programu Erasmus+ wypełniają sprawozdania, w których opisują i oceniają różne aspekty swojego wyjazdu. O takie sprawozdania możecie zwrócić się do pracownika BPZ odpowiedzialnego za wyjazdy studenckie do danego kraju, a także do osoby zajmującej się rekrutacją na programy wymiany.
• Czy jakieś inne aspekty są dla mnie istotne? Warto zastanowić się na przykład, czy wybór miejscowości turystycznych jest dla Was odpowiedni. Takie miejsca są zazwyczaj droższe, trudniej znaleźć tam zakwaterowanie oraz należy liczyć się z tłumami. Pomimo oferowania wielu atrakcji takie miejsca mogą być na dłuższą metę męczące i obciążające finansowo – pamiętajcie, że będziecie tam mieszkać przez kilka miesięcy. Czasami warto wybrać uczelnię w mniejszej lub mniej znanej miejscowości, ale takiej, z której można łatwo dostać się do dużego miasta lub destynacji turystycznych, które Was interesują.

W ramach naborów organizowanych przez BPZ można aplikować tylko do uczelni, które są w nich wystawione. Nie ma możliwości dopisywania innych uczelni. Jeśli znacie ciekawą uczelnię, z którą UEK nie posiada umowy, możecie zwrócić się do BPZ z zapytaniem, czy byłaby możliwość nawiązania z tą uczelnią współpracy. Pamiętajcie jednak, że po pierwsze taki proces jest czasochłonny, a po drugie – nie ma gwarancji, że dana uczelnia zagraniczna zechce taką współpracę nawiązać. Nie działajcie w tej sprawie na własną rękę!

W wielu uczelniach zagranicznych dopuszczane jest przyjmowanie studentów na częściowe studia w ramach opcji freemover. Z reguły oznacza to poniesienie opłaty za kształcenie. Nie otrzymacie wtedy również żadnych środków finansowych na pokrycie kosztów wyjazdu. Jeśli zdecydujecie się jednak na taką formę wyjazdu, możecie zasięgnąć w BPZ porady na temat dokumentów i formalności koniecznych do załatwienia w UEK przed wyjazdem oraz po powrocie. BPZ nie wystawi Wam jednak żadnych zaświadczeń ani nie będzie koordynował logistyki Waszego wyjazdu.

W programie CEEPUS dostępna jest także opcja freemover, która jednak pozwala na zwolnienie z opłaty za kształcenie oraz potencjalnie umożliwia otrzymanie środków finansowych. Więcej na ten temat dowiecie się ze strony https://www.ceepus.info/.

Liczba dostępnych miejsc zależy od zapisów w umowie z daną uczelnią i waha się od 1 do 10. Zależy to od możliwości danej uczelni w zakresie przyjmowania studentów zagranicznych: liczby dostępnych przedmiotów i wolnych miejsc na tych przedmiotach, wielkości danej uczelni, dostępności zakwaterowania w danym mieście itp. Czasami zdarza się, że w danym roku akademickim liczba miejsc w niektórych uczelniach może być inna niż zawarta w umowie – wynika to z różnego rodzaju dodatkowych okoliczności. Jeśli chcielibyście określić swoje szanse na otrzymanie miejsca w danej uczelni (szczególnie jeśli aplikujecie wraz z drugą osobą), możecie zwrócić się do BPZ z zapytaniem o dostępną w danym naborze liczbę miejsc. Jest to najbardziej istotne w przypadku naborów uzupełniających – w przypadku wielu uczelni mogło pozostać już tylko 1 wolne miejsce.

W tym momencie UEK nie posiada żadnej umowy z zagraniczną uczelnią, która zakładałaby ponoszenie opłaty za kształcenie przez wyjeżdżających studentów. Uczelnie mogą natomiast wymagać jednorazowej opłaty manipulacyjnej (np. za wydanie legitymacji studenckiej, ubezpieczenie na kampusie, czy pakiet rozrywkowy).

Tak. Aby taka prośba została wzięta pod uwagę, obie aplikujące osoby powinny wybrać te same uczelnie i ustawić je w tej samej kolejności oraz wpisać w sekcji „Uwagi” informację o wspólnym aplikowaniu – z imieniem, nazwiskiem i numerem albumu drugiej osoby.

Aplikacje osób ubiegających się o wspólne zakwalifikowanie rozpatrywane są następująco:

• w sytuacji, gdy możliwe jest zakwalifikowanie obu osób do którejś z wybranych uczelni, kwalifikowane są obie osoby zgodnie z życzeniem,
• w sytuacji, gdy w żadnej z wybranych uczelni nie pozostałyby co najmniej dwa miejsca w momencie, gdy rozpatrywana byłaby aplikacja osoby z niższą punktacją, aplikacje ulegają rozdzieleniu i są rozpatrywane osobno. Jeśli nie dopuszczacie takiego rozwiązania i osobny wyjazd nie wchodzi w grę, dopiszcie stosowną informację w polu „Uwagi”. Wtedy, w przypadku niemożliwości wspólnego zakwalifikowania, obie Wasze aplikacje zostaną odrzucone.

Jeśli planujecie aplikować w taki sposób, przed wyborem uczelni zalecamy konsultację w BPZ odnośnie liczby miejsc oraz innych możliwych ograniczeń w interesujących Was uczelniach. Nie zalecamy wspólnego aplikowania przez więcej niż 2 osoby oraz w sytuacjach: gdy studiujecie na różnych kierunkach i poziomach studiów; jeśli Wasze punktacje rekrutacyjne bardzo się od siebie różnią lub obie są dość niskie; jeśli zależy Wam na otrzymaniu miejsca w bardzo popularnych uczelniach.

Nie istnieją progi punktowe do poszczególnych uczelni. Liczba punktów zdobywana przez studentów różni się w poszczególnych naborach, a studenci dokonują wyboru uczelni na podstawie indywidualnych preferencji. Nie ma tu prawidłowości, która wskazywałaby na wybór jakiegoś konkretnego zestawu uczelni przez osoby z wysoką, średnią czy niską punktacją. Niezmienną popularnością cieszą się uczelnie portugalskie, hiszpańskie czy włoskie – nie oznacza to jednak, że są do nich kwalifikowane wyłącznie osoby ze szczytu listy rankingowej. Wiele zależy od liczby zdobytych przez Was punktów – ale równie istotne jest, jakie uczelnie i w jakiej kolejności wybiorą osoby, które wyprzedzają Was na liście rankingowej. Jeśli obawiacie się, że Wasza punktacja jest zbyt niska, abyście otrzymali miejsce w wymarzonej uczelni, zalecamy konsultację w BPZ. Pomożemy Wam rozwiać wątpliwości oraz doradzimy, jakie uczelnie moglibyście dodać do swojego wyboru, aby zwiększyć szanse na kwalifikację.

Jest wiele czynników mogących wpłynąć na to, czy otrzymacie miejsce w jednej z wybranych przez siebie uczelni. Do tych czynników należy przede wszystkim popularność w danym naborze wybranych przez Was uczelni w połączeniu z liczbą punktów, które zdobyliście, a także zgodność wyboru uczelni z Waszym profilem (np. jeśli nie posiadacie kwalifikacji językowej z języka hiszpańskiego, a zaaplikujecie do uczelni hiszpańskich nieoferujących przedmiotów w języku angielskim – nie otrzymacie miejsca w takiej uczelni).

Możecie zwiększyć swoje szanse na wiele sposobów:

• zdobywając punkty rekrutacyjne za wysoką średnią i dodatkowe aktywności,
• dokonując świadomego i przemyślanego wyboru uczelni, konsultując ewentualne wątpliwości w BPZ,
• nie ograniczając swojego wyboru uczelni do 1-3 opcji, zwłaszcza, gdy wybieracie popularne uczelnie, a Wasza punktacja jest niezbyt wysoka.

Ogłoszenia o naborach publikowane są na stronie głównej BPZ – bpz.uek.krakow.pl w sekcji „Aktualności”, na stronie głównej UEK – uek.krakow.pl, na stronie BPZ na portalu Facebook – facebook.com/bpzuek oraz przesyłane w formie komunikatu. Na terenie kampusu UEK rozmieszczane są także plakaty z odnośnikiem do ogłoszenia.

W każdym naborze można wypełnić i przesłać tylko 1 aplikację, w ramach której możecie zostać zakwalifikowani do 1 uczelni na 1 semestr (w przypadku podwójnego dyplomu – na rok akademicki). W aplikacji możecie zaznaczyć oba semestry, jeśli nie ma dla Was znaczenia, na który z nich zostaniecie zakwalifikowani. W takim przypadku najprawdopodobniej zakwalifikowani zostaniecie na semestr zimowy – jeśli tylko będzie to możliwe.

Jeśli jednocześnie trwają dwa różne nabory, możecie złożyć w nich obu po jednej aplikacji. Jako pierwszy rozpatrywany jest nabór, który kończy się wcześniej. Możecie to zrobić według dwóch różnych scenariuszy:

• Gdy interesuje Was tylko jeden konkretny semestr, możecie złożyć aplikacje w dwóch różnych naborach, natomiast możecie otrzymać tylko jedno miejsce. Jeśli uda się Was zakwalifikować w naborze, który skończy się jako pierwszy i potwierdzicie przyznane miejsce – Wasza aplikacja w drugim z naborów nie będzie już rozpatrywana. Jeśli natomiast nie powiedzie się Wam w pierwszym z naborów, będziecie mieli jeszcze szansę w drugim z nich.
• Gdy chcecie wyjechać na cały rok akademicki do dwóch rożnych uczelni, możecie złożyć aplikacje w dwóch różnych naborach, w każdej z nich wybierając inny semestr. Podstawowym warunkiem powodzenia takiego scenariusza jest sprawdzenie przez Was kalendarzy akademickich w wybranych uczelniach: daty semestrów nie mogą się pokrywać. Sprawdźcie również, czy dana uczelnia nie organizuje obowiązkowych dni orientacyjnych przed oficjalnym rozpoczęciem semestru oraz do kiedy potencjalnie może trwać sesja egzaminacyjna.

Podczas ogłoszenia wyników w danym naborze określony zostaje termin podjęcia decyzji odnośnie przyznanej uczelni. Możecie do tego czasu potwierdzić chęć wyjazdu lub zrezygnować z przyznanego miejsca. Nie ma możliwości dokonywania zamiany uczelni.

Jeśli potwierdziliście udział, jednak na późniejszym etapie stwierdzicie jakieś przeszkody, również możecie zrezygnować. Późna rezygnacja, tzw. „rezygnacja po terminie” (lub sytuacja, w której jej nie zgłosicie, tylko przestaniecie komunikować się z koordynatorami) może jednak nieść za sobą konsekwencje w postaci odrzucenia Waszej aplikacji w kolejnych naborach. Nie dotyczy to osób, których wyjazd nie dochodzi do skutku z przyczyn leżących po stronie uczelni przyjmującej lub tzw. siły wyższej (klęski żywiołowe, epidemie, wojny i zamieszki), a także jeśli Wasza rezygnacja jest spowodowana czynnikami losowymi, takimi jak choroba, wypadek, nagłe pogorszenie sytuacji finansowej, poważne problemy rodzinne itp.

W aplikacji rekrutacyjnej macie możliwość wyboru maksymalnie 8 uczelni, uszeregowanych według priorytetu (w niektórych naborach liczba dostępnych uczelni może być mniejsza niż 8).

• Aplikacje rozpatrywane są zgodnie z Waszym miejscem na liście rankingowej. Lista rankingowa tworzona jest na podstawie zdobytej przez Was punktacji w danym naborze, od najwyższej liczby punktów do najniższej.
• Brane pod uwagę są jedynie osoby, które spełniają ogólne warunki danego naboru: złożyły w terminie aplikację w systemie i przesłały wymagane dokumenty, mają pozytywny wynik kwalifikacji językowej z przynajmniej jednego języka obcego oraz spełniają warunki regulaminu.
• Kwalifikowani jesteście do pierwszej uczelni z Waszej listy, w której znajdują się wolne miejsca, gdy dochodzimy do Waszej pozycji na liście rankingowej – i w której spełniacie warunki przyjęcia.
• Jeśli w żadnej z wybranych uczelni nie ma już wolnych miejsc lub nie spełniacie warunków przyjęcia do uczelni, w których pozostały wolne miejsca, ale spełniacie ogólne warunki naboru – nic straconego. Przy decyzji o odrzuceniu Waszej aplikacji znajdzie się adnotacja „Brak miejsc w wybranych uczelniach, możliwość złożenia odwołania na uczelnie z wolnymi miejscami”. Oznacza to, że możecie w wyznaczonym czasie dokonać ponownego wyboru uczelni. Otrzymacie drogą mailową listę uczelni, w których pozostały wolne miejsca oraz informację o możliwości złożenia odwołania w aplikacji rekrutacyjnej wraz ze wskazówkami.

Osoba odpowiedzialna za dany kraj wyśle do Ciebie e-mail potwierdzający przesłanie Twojej nominacji do uczelni do której się zakwalifikowałeś. Termin nominacji wyznacza uczelnia przyjmująca. Nie martw się, jeśli inni studenci otrzymali swoje wiadomości wcześniej.

Koordynator z uczelni przyjmującej wyśle Ci informacje dotyczące procesu aplikacji. Aplikację oraz wymagane dokumenty będziesz musiał przesłać e-mailem lub wypełnić w odpowiednim systemie — w terminie wyznaczonym przez uczelnię przyjmującą. Koordynator powinien również przesłać listę kursów oferowanych w semestrze, w którym wyjeżdżasz.

Wpisz w przeglądarce internetowej słowo „Fact Sheet” dodając nazwę uczelni, do której wyjeżdżasz. Znajdziesz w nim najważniejsze szczegóły potrzebne w dalszym procesie przygotowywania dokumentacji. Zazwyczaj koordynator uczelni przyjmującej przesyła pakiet informacji nt. Twojej wymiany.

Wyjazd nie jest automatycznie blokowany – nawet jeśli masz egzamin poprawkowy lub powtarzasz przedmiot, nadal możesz starać się o wyjazd.

Ostateczną zgodę zatwierdza Dyrektor Instytutu. Po uzyskaniu zgody warto dobrze się przygotować, aby w przyszłości nie mieć problemów z powtarzaniem semestru.

Dobrym pomysłem jest konsultacja z prowadzącym dany przedmiot w UEK, który doradzi, jak pogodzić wyjazd z ewentualnymi zobowiązaniami wobec uczelni. Warto sprawdzić, czy terminy zaległych egzaminów nie będą kolidować z semestrem w uczelni przyjmującej. Czasem możliwe jest ustalenie indywidualnego terminu zaliczenia.

Z przyznanego miejsca można zrezygnować do momentu podpisania umowy finansowej.
Warunkiem koniecznym jest poinformowanie właściwego koordynatora zarówno w uczelni wysyłającej, jak i w uczelni przyjmującej.

Biuro Programów Zagranicznych nie pośredniczy w załatwianiu zakwaterowania w uczelni przyjmującej. Większość uczelni partnerskich przesyła informacje o dostępności akademików lub kontakty do sprawdzonych partnerów i agencji. Warto również skorzystać z podpowiedzi dostępnych na stronie Narodowej Agencji programu Erasmus+: Bezpieczne mieszkanie na Erasmusie: jak je znaleźć? – Aktualności – Narodowa Agencja Erasmus+

Warto poprosić pracownika BPZ o sprawozdanie, które po wymianie przygotowują sami studenci. Bardzo często zawierają one przydatne informacje, m.in. dotyczące szukania mieszkania.

1. Przejrzyj ofertę uczelni przyjmującej – zobacz opisy przedmiotów i wymagania.
2. Sprawdź, co uzna Twoja uczelnia – upewnij się, które kursy można zaliczyć w UEK.
3. Porozmawiaj z koordynatorem UEK – prześlij  listę wybranych kursów z opisami, żeby sprawdził, które będą zaliczone.
4. Wybieraj też to, co Cię interesuje ( w miarę możliwości) – Erasmus to świetna okazja, żeby spróbować czegoś nowego!
5. Sprawdź terminy i dostępność – niektóre przedmioty są tylko w jednym semestrze lub mają ograniczoną liczbę miejsc.

Przed przygotowaniem OLA – dokument ten może być wymagany przez uczelnię przyjmującą już na etapie składania aplikacji lub dopiero na około miesiąc przed planowanym wyjazdem. Zazwyczaj terminy te wyglądają następująco:

       maj–czerwiec – dla wyjazdów na semestr zimowy,

       październik–grudzień – dla wyjazdów na semestr letni.

Dokument zatwierdza koordynator akademicki UEK przypisany do danego kierunku. Lista koordynatorów dostępna jest na stronie BPZ: Koordynatorzy akademiccy – Learning Agreement – Biuro Programów Zagranicznych UEK

Większość uczelni przyjmujących wymaga Online Learning Agreement (OLA) już na etapie aplikacji lub w terminie wyznaczonym przez siebie.
Uczelnia wysyłająca (UEK) będzie natomiast wymagała gotowego OLA na etapie podpisywania umowy finansowej.
Dobrze, jeśli na tym etapie dokument będzie już podpisany przez koordynatorów z obu uczelni.

Instrukcję tworzenia dokumentu OLA znajdziesz na stronie BPZ w sekcji: Formalności – Erasmus KA131 – Biuro Programów Zagranicznych UEK

Na YouTube dostępna jest instrukcja tworzenia OLA: https://www.youtube.com/watch?v=paIKpHJvTlg

Prześlij koordynatorowi akademickiemu nazwy przedmiotów, które planujesz realizować w uczelni przyjmującej wraz z opisami kursów. Koordynator odeśle Ci e-mail z listą przedmiotów, które zostaną uznane i które należy wpisać do tabeli B.
W tym samym e-mailu powinien również wskazać kursy, które będziesz musiał zaliczyć po powrocie z wymiany.

Opisy kursów znajdziesz zazwyczaj na stronie internetowej uczelni przyjmującej — najczęściej w zakładce dotyczącej kierunku studiów, katalogu kursów lub w części przeznaczonej dla studentów wymiany (Erasmus/Incoming Students). Jeśli nie możesz ich znaleźć, warto skontaktować się z koordynatorem z uczelni przyjmującej, który powinien udostępnić odpowiednie materiały.

Na stronie BPZ znajdziesz papierową wersję dokumentu. Wypełniony dokument OLA trzeba przesłać e-mailem do właściwego koordynatora akademickiego UEK, a po jego akceptacji – do osoby wskazanej przez uczelnię przyjmującą.

Zacznij od wzoru podania dostępnego na stronie COS (poz. 11) oraz na stronie BPZ:
cos.uek.krakow.pl/podania/.

Przed złożeniem wniosku o ITZ skontaktuj się z osobą odpowiedzialną za dany kraj wyjazdu, aby uzyskać zaświadczenie o zakwalifikowaniu na wymianę. Należy podać dokładne daty trwania semestru na uczelni przyjmującej.

Uzupełnij wyłącznie pierwszą stronę, wpisując dane osobowe oraz zaznaczając odpowiedni powód złożenia wniosku.

Na trzeciej stronie podania wpisz:

• jeśli realizujesz semestr na UEK i chcesz wcześniej zaliczyć sesję – podaj wszystkie przedmioty wymagane do zaliczenia danego semestru;
• jeśli wyjeżdżasz na wymianę w danym semestrze – wpisz jedynie różnice programowe wskazane przez koordynatora akademickiego.

Trzecią stronę można przesłać do COS później, po uzyskaniu podpisów prowadzących zajęcia.

Podanie można złożyć przez USOS lub osobiście w COS.

• Podpisy można uzyskać drogą mailową.
• Drugą możliwością jest poproszenie koleżanki lub kolegi o pomoc w uzyskaniu podpisów.

Tak — należy poinformować wykładowców, zwłaszcza tych, których przedmioty będziesz musiał zaliczyć po powrocie. Wysłanie takiej informacji pozwoli uniknąć wpisania nieobecności w systemie oraz umożliwi uzyskanie wskazówek dotyczących sposobu zaliczenia przedmiotu po wymianie.

Wystarczy zgoda promotora na trzeciej stronie dokumentu ITZ. Akceptujemy również zgodę przesłaną e-mailem.

Przychodząc na podpisanie umowy finansowej, należy przynieść wszystkie dokumenty wydrukowane na papierze. Wykaz wymaganych dokumentów znajdziesz na stronie BPZ: Formalności – Erasmus KA131 – Biuro Programów Zagranicznych UEK

Ze strony UEK (uczelnia wysyłająca):

• Potwierdzenie udziału w programie Erasmus (Nomination Letter) – dokument potwierdzający, że zostałeś zakwalifikowany.
• Zaświadczenie potwierdzające otrzymanie dofinansowania z programu Erasmus+.
• Zaświadczenie o statusie studenta – dokument poświadczający, że jesteś studentem UEK (wydaje COS)
• Online Learning Agreement (OLA) / Learning Agreement – czasami potrzebne do celów formalnych w urzędzie imigracyjnym (dokument przygotowuje student w porozumieniu z koordynatorem akademickim)

Ze strony uczelni przyjmującej:

• Letter of Acceptance / Admission Letter – oficjalne potwierdzenie, że uczelnia przyjmie Cię w ramach wymiany Erasmus.
• Informacje o zakwaterowaniu i inne dokumenty pomocnicze – czasem potrzebne do wniosku wizowego lub pobytowego.

Dodatkowo:

• W niektórych krajach wymagane mogą być dokumenty finansowe lub ubezpieczeniowe (np. potwierdzenie ubezpieczenia zdrowotnego).
• Dokładne wymagania wizowe zależą od kraju, do którego wyjeżdżasz, dlatego warto sprawdzić stronę ambasady lub konsulatu oraz skonsultować się z koordynatorem UEK.

• Aplikacja-inaczej formularz zgłoszeniowy uczelni przyjmującej – wypełniany online lub w PDF.
• Online Learning Agreement –najczęściej generowany na platformie OLA.
• Transkrypt ocen- wykaz przedmiotów i ocen uzyskanych na uczelni macierzystej.
• Kopia dowodu osobistego lub paszportu.
• Czasami CV i list motywacyjny.
• Dokument potwierdzający znajomość języka minimum poziom B2, np.: (certyfikat min , zaświadczenie wydane przez CJ)

               Niektóre uczelnie wymagają na tym etapie: ubezpieczenie

Informację dotyczącą wyboru sposobu podróżowania należy przekazać w wiadomości zgłaszającej chęć podpisania umowy finansowej.

Na tym etapie mile widziane jest również przesłanie wypełnionego formularza dotyczącego green travel.

Grant Erasmus+ wypłacany jest w dwóch transzach:

Pierwsza transza – przed wyjazdem (80% całkowitej kwoty grantu)

wypłacana po podpisaniu umowy finansowej oraz złożeniu wymaganej dokumentacji.

Druga transza – po powrocie 20%

wypłacana po zakończeniu mobilności.

Uzależniona od złożenia raportu końcowego (Online EU Survey / Beneficiary Module) oraz dokumentu potwierdzającego rzeczywiste daty pobytu.

Szczegóły na stronie: Formalności – Erasmus KA131 – Biuro Programów Zagranicznych UEK

Szczegółowe informację dotyczące stawek dostępne na stronie BPZ: Erasmus+ KA131 – beneficjenci okresu 2021-27 – Biuro Programów Zagranicznych UEK

Kto może otrzymać dodatkowe wsparcie dla osób z mniejszymi szansami

Przysługuje studentom znajdującym się w jednej z kategorii „mniej uprzywilejowanych”, np.:

• sytuacja ekonomiczna,
• niepełnosprawność,
• inne trudności zdrowotne lub społeczne.

Wsparcie może mieć formę:

• dodatkowej kwoty miesięcznej w wysokości 250 euro
• finansowania 100% realnych kosztów związanych z potrzebami specjalnymi (np. sprzęt, asystent).

Dofinansowanie dla osób z niepełnosprawnościami

Osobna ścieżka finansowania, gdzie pokrywane są rzeczywiste koszty, m.in.:

• asystent osoby z niepełnosprawnością,
• specjalny transport,
• zakwaterowanie o podwyższonym standardzie dostępności,
• sprzęt medyczny.

Nie ma tu limitu – środki zależą od potrzeb.

Dofinansowanie „Green Travel” -dotyczy studentów, którzy podróżują w sposób ekologiczny w obie strony, np.: pociągiem, autobusem, carpoolingiem.

Szczegóły: green-travel_2025.docx

Podróż standardowa dotyczy osób realizujących podróż samolotem. Ryczałt na podróż standardową otrzymuje każdy uczestnik mobilności bez konieczności składania oświadczenia.

Szczegóły: podroz-standardowa_2025.docx

1. Brak wymaganej dokumentacji po powrocie

Do obowiązków studenta po zakończeniu mobilności należy dostarczenie:

• EU Survey (raport końcowy),
• Potwierdzenia pobytu (Confirmation of Stay),
• Transkryptu ocen (Transcript of Records).

Brak któregokolwiek z tych dokumentów oznacza niedopełnienie obowiązków i może skutkować koniecznością zwrotu części lub całości otrzymanego grantu.

2. Nieukończenie minimalnego okresu mobilności

• Jeżeli student zakończy mobilność wcześniej niż wynika to z minimalnego wymaganego okresu (np. mobilność miała trwać 3 miesiące, a trwała 1,5), może zostać zobowiązany do zwrotu całego grantu.
• W uzasadnionych sytuacjach (np. zdrowotnych, rodzinnych) dopuszcza się wyjątki – w takich przypadkach o ewentualnym zwrocie środków decyduje uczelnia oraz Agencja Narodowa.
• Jeśli mobilność jest krótsza niż zapisano w umowie, grant zostaje rozliczony na podstawie „Letter of Confirmation”, gdzie potwierdzona jest faktyczna liczba dni pobytu.

Tak, można przedłużyć pobyt na wymianie Erasmus+, ale wymaga to zgody obu uczelni oraz aktualizacji dokumentów.

Przedłużenie jest możliwe tylko z semestru zimowego na letni

Nie można przedłużyć z semestru letniego na kolejny rok akademicki.

Wymagane zgody w UEK:

• UEK (Koordynator Akademicki + Dyrektor Instytutu)

Wymagane dokumenty:

• Dokument OLA – semestr letni
• Zgoda ITZ – semestr letni
• Zgoda na Roczny Okres Rozliczeniowy
• Zgoda Promotora (jeśli dotyczy)
• Ważne ubezpieczenie obejmujące semestr letni

• Dokładny termin zależy od harmonogramu egzaminów i procedur uczelni przyjmującej.
• Uczelnia przyjmująca zgodnie z obowiązującym regulaminem powinna przesłać transkrypt do miesiąca czasu.
• Uzyskane oceny zostaną przeliczone na skalę polską przez pracownika BPZ

            W jakiej formie:

• Zazwyczaj w formie Transcript of Records (ToR) – oficjalnego dokumentu z listą zaliczonych przedmiotów, punktów ECTS i przyznanych ocen.
• Dokument może być przesłany elektronicznie (e-mail lub system uczelni) lub w formie papierowej.
• Czasem uczelnia przyjmująca umieszcza oceny w systemie online, z którego student może je pobrać.

• Przedmiot nie zostanie zaliczony w UEK.
• Będziesz musiał go nadrobić po powrocie – konsultacja z koordynatorem akademickim.
• Jeśli niezaliczony przedmiot był zamiennikiem przedmiotu na UEK – trzeba zdać jego odpowiednik na UEK.
• Jeśli nie był odpowiednikiem przedmiotu na UEK i nie wpływa na punkty ECTS potrzebne do zaliczenia semestru – nic się nie dzieje.
• Jeżeli brak zaliczenia wpływa na punkty potrzebne do zamknięcia semestru – koordynator wskaże przedmiot, który trzeba zaliczyć na UEK.

Data rozliczenia jest wskazana w umowie finansowej – zazwyczaj są to dwa tygodnie od zakończenia wymiany.

Rozliczenie wymiany należy przeprowadzić w dwóch jednostkach: BPZ oraz COS.

1. BPZ (Biuro Programów Zagranicznych) należy złożyć:

• Letter of confirmation ( dokument wydaje uczelnia przyjmująca)

• kopia Online Learning Agreement podpisana przez wszystkie strony (student, koordynator akademicki, uczelnia przyjmująca).
• Raport/ankietę uczestnika beneficiary module – ( wysyła automatycznie system na adres uczelniany studenta)
• Sprawozdanie z wyjazdu( drogą e-mailową)
• Transkrypt ocen z uczelni partnerskiej w celu przeliczenia na skalę polską (ten dokument może być dostarczony po przesłaniu przez uczelnię partnerską).
• kopia podpisanego PPS przez studenta i koordynatora akademickiego.

                            2. COS (Centrum Obsługi Studenta) należy złożyć:

• Transcript of Records (z ocenami przeliczonymi na skalę polską),
• opis kursów realizowanych w uczelni przyjmującej – w języku, w którym były prowadzone zajęcia,
• Online Learning Agreement – część pierwszą („Before the Mobility”) oraz część dotyczącą zmian („During the Mobility”), jeśli dotyczy,
• PPS – podpisany przez koordynatora akademickiego; podpis Dyrektora Instytutu jest uzyskiwany przez dziekanat we własnym zakresie.