FAQ – najczęściej zadawane pytania

Może to zależeć to od programu wymiany, na który zamierzacie aplikować, a czasami również od wymogów danej uczelni zagranicznej. Podstawowe zasady ujęte są w regulaminie rekrutacji. Aplikować można już w trakcie pierwszego roku studiów studiów I stopnia, po zaliczeniu pierwszego semestru. W takim wypadku wyjazd odbywa się w trakcie drugiego roku studiów. Studenci pierwszego roku studiów II stopnia mogą aplikować zanim ukończą pierwszy semestr. W trakcie wyjazdu należy posiadać aktywny status studenta UEK – czyli nie można wyjechać na częściowe studia zagraniczne:

• jako absolwenci (nie dotyczy to praktyk zagranicznych, o których możecie dowiedzieć się więcej w Akademickim Centrum Kariery),
• w trakcie urlopu (ale można w trakcie takiego urlopu aplikować),
• jeśli zostaliście skreśleni z listy studentów.

W programie Erasmus+ mogą brać udział zarówno studenci formy stacjonarnej, jak i niestacjonarnej. W przypadku innych programów mogą występować ograniczenia w tej kwestii.

Jeśli Wasza sytuacja jest specyficzna i nie znaleźliście tutaj odpowiedzi na swoje pytanie, możecie zwrócić się do pracowników BPZ zajmujących się danym programem lub procesem rekrutacyjnym.

Aby wyjechać, należy wziąć udział w naborze do programu, który Was interesuje. Podstawowe informacje o procesie rekrutacyjnym i kalendarzu naborów znajdują się tu. Szczegółowe informacje odnośnie naborów, takie jak dokładne daty ich trwania, wymagane dokumenty i kroki, które należy wykonać publikowane są w ogłoszeniach o poszczególnych naborach. Aby Wasze zgłoszenie miało szanse zostać rozpatrzone pozytywnie, upewnijcie się, że:

• spełniacie warunki przyjęcia do danego programu oraz wybranych uczelni (np. posiadacie odpowiedni certyfikat językowy, jeśli wybrane uczelnie tego wymagają),
• Wasza średnia ocen oraz poziom językowy spełniają kryteria programu oraz wybranych uczelni (np. jeśli wybieracie uczelnię, przy której widnieje informacja o konieczności znajomości konkretnego języka, takie potwierdzenie należy dostarczyć na etapie naboru, nie w późniejszym terminie),
• dopełniliście wymagań danego naboru (dotrzymaliście podanych terminów, przesłaliście aplikację oraz wymagane dokumenty).

Zachęcamy do zapoznania się z informacjami na temat programów wymiany, wymogami uczelni zagranicznych oraz podstawowymi zasadami ujętymi w regulaminie rekrutacji.

W zdecydowanej większości przypadków wystarczy średnia minimalna 3,4, określona w Regulaminie. Średnia ocen pobierana jest z systemu USOS w dniu zamknięcia formularza aplikacyjnego w danym naborze, ze wszystkich zamkniętych do tej pory semestrów. W niektórych programach, jak np. Double Diploma, wymagana średnia minimalna to 4,0. Czasami takie wymaganie zgłasza też zagraniczna uczelnia partnerska – wtedy znajdziecie informację na ten temat w opisie uczelni na stronie BPZ, a także w aplikacji rekrutacyjnej. Ponadto pamiętajcie, że średnia powyżej 4,0 premiowana jest dodatkowymi punktami, które mogą pomóc Wam w otrzymaniu miejsca w wymarzonej uczelni. Są to punkty dodatkowe, a więc jeśli Wasza średnia wynosi np. 3,6 – otrzymujecie 3,6 pkt, natomiast jeśli średnia wynosi 4,0 – otrzymacie łącznie 7 punktów, 4 za samą średnią oraz 3 dodatkowe. Progi punktowe odnośnie średniej ocen, ale także innych osiągnięć i dodatkowych aktywności znajdziecie w tabeli umieszczonej w Regulaminie.

Certyfikaty językowe mogą być wymagane przez niektóre uczelnie. Jeśli tak jest – taką informację znajdziecie w opisie uczelni na stronie BPZ, a także w aplikacji rekrutacyjnej. Jeśli Wasze wymarzone uczelnie wymagają zewnętrznych certyfikatów językowych, należy je przedstawić na etapie naboru. Większość uczelni partnerskich akceptuje kwalifikację językową przeprowadzoną przez Centrum Językowe UEK, w związku z tym nawet bez posiadania certyfikatu macie szeroki wybór.

W programie Erasmus+, a także Erasmus+ do tzw. krajów trzecich niestowarzyszonych mogą brać udział studenci obu form kształcenia – stacjonarnej i niestacjonarnej. Pamiętajcie jednak, że w trakcie wymiany będziecie studiować w formie stacjonarnej – nie będzie opcji weekendowej ani wieczorowej.

Jeśli chodzi o inne programy, mogą występować ograniczenia w dostępie dla studentów formy niestacjonarnej. W ramach programu umów bilateralnych mogą wyjeżdżać jedynie studenci formy stacjonarnej (dziennej). W przypadku wątpliwości, czy dany program jest dla Was odpowiedni zalecamy kontakt z pracownikami BPZ zajmującymi się danym programem lub procesem rekrutacyjnym.

Zasadniczo – tak. Każda osoba ze statusem studenta UEK ma takie same prawa odnośnie udziału w programach wymiany niezależnie od obywatelstwa. Wybierając miejsce docelowe swojego wyjazdu powinniście jednak sprawdzić, jakie są warunki otrzymania wizy lub innego pozwolenia na pobyt dla obywateli Waszego kraju pochodzenia. Pewne rodzaje pozwolenia na pobyt w Polsce mogą także blokować możliwość wyjazdu do niektórych krajów (np. status uchodźcy). Warto również zorientować się, czy skala odmów wizowych dla obywateli Waszego kraju pochodzenia nie jest wysoka. Radzimy również, aby w miarę możliwości nie podejmować dużych zobowiązań finansowych związanych z wyjazdem (zakup biletów lotniczych, kaucja za zakwaterowanie) przed otrzymaniem wizy.

Z reguły nie ma takiej konieczności, jeśli macie pewność, że wybrane przez Was uczelnie oferują wystarczający wybór przedmiotów w języku angielskim. W wielu krajach Europy Zachodniej i Północnej znajomość języka angielskiego jest na tyle powszechna, że nie powinniście mieć większych trudności z załatwianiem formalności w uczelni przyjmującej i spraw codziennych. Wybierając jednak kraje, których język urzędowy jest popularny (np. Francja, Włochy, Hiszpania) lub znajdują się w nieanglojęzycznej strefie wpływów (np. Kazachstan), warto nauczyć się przed wyjazdem takiego języka w stopniu podstawowym, nawet jeśli dana uczelnia tego nie wymaga. Podniesie to na pewno Wasz komfort w trakcie wymiany, wzbogaci Wasze doświadczenia z wyjazdu i pozwoli Wam pełniej zagłębić się w kulturę kraju, w którym spędzicie kilka miesięcy. Zazwyczaj języka danego kraju będziecie mogli uczyć się także na miejscu, w ramach wyboru przedmiotów.

Z reguły nie ma takiej konieczności – jeśli nie ma żadnych informacji na ten temat w opisie uczelni, wystarczy znajomość jednego z tych języków na wskazanym poziomie. Jeśli znacie oba języki w wystarczającym stopniu i chcecie wybrać przedmioty prowadzone w obu z nich, warto zapytać o taką możliwość koordynatora z uczelni przyjmującej.

Czasami może zdarzyć się, że dana uczelnia oferuje przedmioty w języku angielskim tylko na jednym stopniu studiów lub tylko w konkretnych dziedzinach. Takie informacje znajdują się w opisie uczelni na stronie BPZ oraz w aplikacji rekrutacyjnej.

Niektóre uczelnie mogą zastrzec, że wymagają potwierdzonej znajomości języka urzędowego ich kraju nawet w przypadku studiowania w języku angielskim. W takim wypadku należy pozytywnie zaliczyć kwalifikację językową w danym naborze z obu języków, aby mieć szansę na otrzymanie miejsca w takiej uczelni.

Odnośniki do programów wymiany aktualnie prowadzonych w UEK znajdziecie w zakładce „Programy wymiany” na stronie BPZ.

Najpopularniejszym programem wymiany jest Erasmus+, możecie również skorzystać w jego ramach z opcji wyjazdu do tzw. krajów trzecich niestowarzyszonych oraz z wyjazdów krótkoterminowych – Blended Intensive Program i Blended Short-term Mobility. W ramach programu Erasmus+ można także starać się o wyjazd na zagraniczne praktyki zawodowe – informacje na ten temat znajdziecie na stronie internetowej Akademickiego Centrum Kariery. W programie Erasmus+ otrzymujecie grant finansowy, którego wysokość jest uzależniona od długości Waszego pobytu i stawki miesięcznej obowiązującej do danego kraju. Otrzymujecie również środki na podróż w wysokości odpowiadającej odległości pomiędzy UEK a daną uczelnią partnerską, a także zależnie od wybranego środka transportu (green travel lub podróż standardowa). Osoby z przyznanym stypendium socjalnym lub orzeczoną niepełnosprawnością otrzymują także dodatkowe środki na każdy miesiąc pobytu.

Do uczelni szwajcarskich można z reguły aplikować w ramach dwóch opcji: Erasmus+ do tzw. krajów trzecich niestowarzyszonych albo stypendium rządu szwajcarskiego. Osoby zainteresowane Szwajcarią zachęcamy do aplikowania w naborach Erasmus+ do tzw. krajów trzecich niestowarzyszonych ze względu na korzystniejsze warunki finansowe.

Do części uczelni pozaeuropejskich można wyjechać wyłącznie w ramach programu umów bilateralnych. W tym programie nie otrzymacie grantu finansowego ani dodatkowych środków na podróż. Nie płacicie jednak czesnego w uczelni przyjmującej (tak samo, jak w przypadku programu Erasmus+), a jeśli studiujecie w UEK odpłatnie – możecie ubiegać się o zwolnienie z czesnego na czas wyjazdu.

Do Hiroshima University of Economics w Japonii można wyjechać w ramach stypendium rządu japońskiego STEP. W ramach tego programu selekcji dokonuje strona przyjmująca, a wybrane osoby mogą otrzymać stypendium wypłacane ze środków rządu japońskiego.

Osoby, które chciałyby odbyć wymianę semestralną, jednak wolałyby pozostać w Polsce mogą skorzystać z programu wymiany krajowej Transekonomik. W ramach tej opcji można wyjechać do jednej z 4 partnerskich uczelni ekonomicznych w Polsce: Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu.

Możliwe destynacje zależne są od programu, do udziału w którym zamierzacie aplikować. Ponadto UEK musi posiadać aktywną umowę z uczelnią/uczelniami w danym kraju. W programie Erasmus+ znajdziecie większość krajów europejskich, nie tylko tych należących do Unii Europejskiej. Niektóre kraje europejskie nie są stowarzyszone z programem Erasmus+ – należą do nich Szwajcaria i Wielka Brytania. W ramach programu Erasmus+ możecie wyjechać zarówno do krajów stowarzyszonych z programem, jak i do tych niestowarzyszonych. Istnieją również programy wymiany inne niż Erasmus+, a co za tym idzie – także inne destynacje. Listę uczelni partnerskich możecie filtrować zarówno poprzez program, jak i kraj. W ten sposób, jeśli macie ściśle określone preferencje, możecie sprawdzić, czy i z jakimi uczelniami UEK posiada w danym kraju umowy dotyczące wyjazdów studenckich.

Wybór uczelni może zależeć od wielu czynników. Należą do nich przede wszystkim: dostępność przedmiotów adekwatnych do Waszego kierunku i poziomu studiów, język nauczania w danej uczelni, opinie na temat danej uczelni zagranicznej, język obcy, którego uczycie się lub zamierzacie się uczyć, zainteresowanie kulturą danego kraju, posiadanie w danym kraju lub mieście osób bliskich, odległość od Polski, klimat – i wiele innych. Wybierając uczelnie, do których zamierzacie aplikować zadajcie sobie podstawowe pytania:

• W którym semestrze zamierzać wyjechać i jakie przedmioty mam w tym semestrze zapisane w programie swojego kierunku studiów? Warto skorzystać z Planów studiów UEK, wybierając rok akademicki, w którym rozpoczęliście studia. Czy będę mieć wiele przedmiotów kierunkowych i specjalnościowych? W ten sposób określicie, czy zalecane będzie wyszukanie takich uczelni, w których znajdziecie odpowiedniki większości przedmiotów obowiązkowych, czy też możecie pozwolić sobie na więcej swobody, ponieważ Wasze przedmioty w danym semestrze to głównie takie z grupy „przedmioty do wyboru”.
• Czy uczycie się lub zamierzacie się uczyć jakiegoś języka obcego poza angielskim? Jeśli tak, warto wybrać kraj, w którym będziecie mogli kontynuować lub rozpocząć naukę danego języka oraz w naturalny sposób rozwijać się językowo, dodatkowo poznając kulturę danego kraju.
• Czy spełniacie wymogi uczelni zagranicznych, które uważacie za interesujące? Zwróćcie uwagę na dostępne tam języki nauczania i ewentualne informacje zawarte w opisie danej uczelni: czy języki, z których możliwe jest dla Was uzyskanie kwalifikacji językowej są dostępne dla Waszego poziomu studiów i dla dziedziny, w której studiujecie? Czy uczelnia posiada jakieś specyficzne wymagania, na przykład odnośnie wysokości średniej ocen? Wzięcie pod uwagę tych czynników pozwoli Wam wybrać tylko takie uczelnie, do których macie szanse na kwalifikację. Nie warto wybierać uczelni w sposób przypadkowy lub tylko na podstawie upodobania do danego miasta. Może okazać się, że w tak dokonanym wyborze nie ma żadnej uczelni adekwatnej do Waszego profilu lub jest ich bardzo niewiele, co może skutkować nieotrzymaniem miejsca. Wybierając uczelnie w sposób przemyślany i świadomy zwiększacie swoje szanse nie tylko na sam wyjazd, ale także na pozytywne doświadczenia związane z udziałem w wymianie.
• Czy ważny jest dla mnie poziom nauczania w danej uczelni? Czy znam opinie innych studentów, którzy odbyli tam wymianę? Poziom uczelni możecie ocenić, wyszukując ją w różnego rodzaju rankingach, sprawdzając międzynarodowe akredytacje, czy różnego rodzaju wyróżnienia i współpracujące z daną uczelnią instytucje. Pomocne mogą być także opinie studentów, którzy w poprzednich semestrach wyjeżdżali do danej uczelni. Studenci wyjeżdżający w ramach programu Erasmus+ wypełniają sprawozdania, w których opisują i oceniają różne aspekty swojego wyjazdu. O takie sprawozdania możecie zwrócić się do pracownika BPZ odpowiedzialnego za wyjazdy studenckie do danego kraju, a także do osoby zajmującej się rekrutacją na programy wymiany.
• Czy jakieś inne aspekty są dla mnie istotne? Warto zastanowić się na przykład, czy wybór miejscowości turystycznych jest dla Was odpowiedni. Takie miejsca są zazwyczaj droższe, trudniej znaleźć tam zakwaterowanie oraz należy liczyć się z tłumami. Pomimo oferowania wielu atrakcji takie miejsca mogą być na dłuższą metę męczące i obciążające finansowo – pamiętajcie, że będziecie tam mieszkać przez kilka miesięcy. Czasami warto wybrać uczelnię w mniejszej lub mniej znanej miejscowości, ale takiej, z której można łatwo dostać się do dużego miasta lub destynacji turystycznych, które Was interesują.

W ramach naborów organizowanych przez BPZ można aplikować tylko do uczelni, które są w nich wystawione. Nie ma możliwości dopisywania innych uczelni. Jeśli znacie ciekawą uczelnię, z którą UEK nie posiada umowy, możecie zwrócić się do BPZ z zapytaniem, czy byłaby możliwość nawiązania z tą uczelnią współpracy. Pamiętajcie jednak, że po pierwsze taki proces jest czasochłonny, a po drugie – nie ma gwarancji, że dana uczelnia zagraniczna zechce taką współpracę nawiązać. Nie działajcie w tej sprawie na własną rękę!

W wielu uczelniach zagranicznych dopuszczane jest przyjmowanie studentów na częściowe studia w ramach opcji freemover. Z reguły oznacza to poniesienie opłaty za kształcenie. Nie otrzymacie wtedy również żadnych środków finansowych na pokrycie kosztów wyjazdu. Jeśli zdecydujecie się jednak na taką formę wyjazdu, możecie zasięgnąć w BPZ porady na temat dokumentów i formalności koniecznych do załatwienia w UEK przed wyjazdem oraz po powrocie. BPZ nie wystawi Wam jednak żadnych zaświadczeń ani nie będzie koordynował logistyki Waszego wyjazdu.

W programie CEEPUS dostępna jest także opcja freemover, która jednak pozwala na zwolnienie z opłaty za kształcenie oraz potencjalnie umożliwia otrzymanie środków finansowych na poniesienie kosztów wyjazdu. Więcej na ten temat dowiecie się ze strony https://www.ceepus.info/.

Liczba dostępnych miejsc zależy od zapisów w umowie z daną uczelnią i waha się od 1 do 10. Zależy to od możliwości danej uczelni w zakresie przyjmowania studentów zagranicznych: liczby dostępnych przedmiotów i wolnych miejsc na tych przedmiotach, wielkości danej uczelni, dostępności zakwaterowania w danym mieście itp. Czasami zdarza się, że w danym roku akademickim liczba miejsc w niektórych uczelniach może być inna niż zawarta w umowie – wynika to z różnego rodzaju dodatkowych okoliczności. Jeśli chcielibyście określić swoje szanse na otrzymanie miejsca w danej uczelni (szczególnie jeśli aplikujecie wraz z drugą osobą), możecie zwrócić się do BPZ z zapytaniem o dostępną w danym naborze liczbę miejsc. Jest to najbardziej istotne w przypadku naborów uzupełniających – w przypadku wielu uczelni mogło pozostać już tylko 1 wolne miejsce.

W tym momencie UEK nie posiada żadnej umowy z zagraniczną uczelnią, która zakładałaby ponoszenie opłaty za kształcenie przez wyjeżdżających studentów. Uczelnie mogą natomiast wymagać jednorazowej opłaty manipulacyjnej (np. za wydanie legitymacji studenckiej, ubezpieczenie na kampusie, czy pakiet rozrywkowy).

Tak. Aby taka prośba została wzięta pod uwagę, obie aplikujące osoby powinny wybrać te same uczelnie i ustawić je w tej samej kolejności oraz wpisać w sekcji „Uwagi” informację o wspólnym aplikowaniu – z imieniem, nazwiskiem i numerem albumu drugiej osoby.

Aplikacje osób ubiegających się o wspólne zakwalifikowanie rozpatrywane są następująco:

• w sytuacji, gdy możliwe jest zakwalifikowanie obu osób do którejś z wybranych uczelni, kwalifikowane są obie osoby zgodnie z życzeniem,
• w sytuacji, gdy w żadnej z wybranych uczelni nie pozostałyby co najmniej dwa miejsca w momencie, gdy rozpatrywana byłaby aplikacja osoby z niższą punktacją, aplikacje ulegają rozdzieleniu i są rozpatrywane osobno. Jeśli nie dopuszczacie takiego rozwiązania i osobny wyjazd nie wchodzi w grę, dopiszcie stosowną informację w polu „Uwagi”. Wtedy, w przypadku niemożliwości wspólnego zakwalifikowania, obie Wasze aplikacje zostaną odrzucone.

Jeśli planujecie aplikować w taki sposób, przed wyborem uczelni zalecamy konsultację w BPZ odnośnie liczby miejsc oraz innych możliwych ograniczeń w interesujących Was uczelniach. Nie zalecamy wspólnego aplikowania przez więcej niż 2 osoby oraz w sytuacjach: gdy studiujecie na różnych kierunkach i poziomach studiów; jeśli Wasze punktacje rekrutacyjne bardzo się od siebie różnią lub obie są bardzo niskie; jeśli zależy Wam na otrzymaniu miejsca w popularnych uczelniach.

Nie istnieją progi punktowe do poszczególnych uczelni. Liczba punktów zdobywana przez studentów różni się w poszczególnych naborach, a studenci dokonują wyboru uczelni na podstawie indywidualnych preferencji. Nie ma tu prawidłowości, która wskazywałaby na wybór jakiegoś konkretnego zestawu uczelni przez osoby z wysoką, średnią czy niską punktacją. Niezmienną popularnością cieszą się uczelnie portugalskie, hiszpańskie czy włoskie – nie oznacza to jednak, że są do nich kwalifikowane wyłącznie osoby ze szczytu listy rankingowej. Wiele zależy od liczby zdobytych przez Was punktów – ale równie istotne jest, jakie uczelnie i w jakiej kolejności wybiorą osoby, które wyprzedzają Was na liście rankingowej. Jeśli obawiacie się, że Wasza punktacja jest zbyt niska, abyście otrzymali miejsce w wymarzonej uczelni, zalecamy konsultację w BPZ. Pomożemy Wam rozwiać wątpliwości oraz doradzimy, jakie uczelnie moglibyście dodać do swojego wyboru, aby zwiększyć szanse na kwalifikację.

Odpowiedź na to pytanie niestety brzmi: to zależy. Jest wiele czynników mogących wpłynąć na to, czy otrzymacie miejsce w jednej z wybranych przez siebie uczelni. Do tych czynników należy przede wszystkim popularność w danym naborze wybranych przez Was uczelni w połączeniu z liczbą punktów, które zdobyliście, a także zgodność wyboru uczelni z Waszym profilem (np. jeśli nie posiadacie kwalifikacji językowej z języka hiszpańskiego, a zaaplikujecie do uczelni hiszpańskich nieoferujących przedmiotów w języku angielskim – nie otrzymacie miejsca w takiej uczelni).

Możecie zwiększyć swoje szanse na wiele sposobów:

• zdobywając punkty rekrutacyjne za wysoką średnią i dodatkowe aktywności,
• dokonując świadomego i przemyślanego wyboru uczelni, konsultując ewentualne wątpliwości w BPZ,
• nie ograniczając swojego wyboru uczelni do 1-3 opcji, zwłaszcza, gdy wybieracie popularne uczelnie, a Wasza punktacja jest niezbyt wysoka.

Ogłoszenia o naborach publikowane są na stronie głównej BPZ – bpz.uek.krakow.pl w sekcji „Aktualności”, na stronie głównej UEK – uek.krakow.pl, na stronie BPZ na portalu Facebook – facebook.com/bpzuek oraz przesyłane w formie komunikatu. Na terenie kampusu UEK rozmieszczane są także plakaty z odnośnikiem do ogłoszenia.

W każdym naborze można wypełnić i przesłać tylko jedną aplikację, w ramach której możecie zostać zakwalifikowani do jednej uczelni na jeden semestr (w przypadku podwójnego dyplomu – na rok akademicki). W aplikacji możecie zaznaczyć oba semestry, jeśli nie ma dla Was znaczenia, na który z nich zostaniecie zakwalifikowani. W takim przypadku najprawdopodobniej zakwalifikowani zostaniecie na semestr zimowy – jeśli tylko będzie to możliwe.

Jeśli jednocześnie trwają dwa różne nabory, możecie złożyć w nich obu po jednej aplikacji. Jako pierwszy rozpatrywany jest nabór, który kończy się wcześniej. Możecie to zrobić według dwóch różnych scenariuszy:

• Gdy interesuje Was tylko jeden konkretny semestr, możecie złożyć aplikacje w dwóch różnych naborach, natomiast możecie otrzymać tylko jedno miejsce. Jeśli uda się Was zakwalifikować w naborze, który skończy się jako pierwszy i potwierdzicie przyznane miejsce – Wasza aplikacja w drugim z naborów nie będzie już rozpatrywana. Jeśli natomiast nie powiedzie się Wam w pierwszym z naborów, będziecie mieli jeszcze szansę w drugim z nich.
• Gdy chcecie wyjechać na cały rok akademicki do dwóch rożnych uczelni, możecie złożyć aplikacje w dwóch różnych naborach, w każdej z nich wybierając inny semestr. Podstawowym warunkiem powodzenia takiego scenariusza jest sprawdzenie przez Was kalendarzy akademickich w wybranych uczelniach: daty semestrów nie mogą się pokrywać. Sprawdźcie również, czy dana uczelnia nie organizuje obowiązkowych dni orientacyjnych przed oficjalnym rozpoczęciem semestru oraz do kiedy potencjalnie może trwać sesja egzaminacyjna.

Podczas ogłoszenia wyników w danym naborze określony zostaje termin podjęcia decyzji odnośnie przyznanej uczelni. Możecie do tego czasu potwierdzić chęć wyjazdu lub zrezygnować z przyznanego miejsca. Nie ma możliwości dokonywania zamiany uczelni.

Jeśli potwierdziliście udział, jednak na późniejszym etapie stwierdzicie jakieś przeszkody, również możecie zrezygnować. Późna rezygnacja, tzw. „rezygnacja po terminie” (lub sytuacja, w której jej nie zgłosicie, tylko przestaniecie komunikować się z koordynatorami) może jednak nieść za sobą konsekwencje w postaci odrzucenia Waszej aplikacji w kolejnych naborach. Nie dotyczy to osób, których wyjazd nie dochodzi do skutku z przyczyn leżących po stronie uczelni przyjmującej lub tzw. siły wyższej (klęski żywiołowe, epidemie, wojny i zamieszki), a także jeśli Wasza rezygnacja jest spowodowana czynnikami losowymi, takimi jak choroba, wypadek, nagłe pogorszenie sytuacji finansowej, poważne problemy rodzinne itp.

W aplikacji rekrutacyjnej macie możliwość wyboru maksymalnie ośmiu uczelni, uszeregowanych według priorytetu – z zastrzeżeniem, że w niektórych naborach liczba dostępnych uczelni może być mniejsza niż osiem. Aplikacje rozpatrywane są zgodnie z Waszym miejscem na liście rankingowej. Lista rankingowa tworzona jest na podstawie zdobytej przez Was punktacji w danym naborze, od najwyższej liczby punktów do najniższej. Brane pod uwagę są jedynie osoby, które spełniają ogólne warunki danego naboru: złożyły w terminie aplikację w systemie i przesłały wymagane dokumenty, mają pozytywny wynik kwalifikacji językowej z przynajmniej jednego języka obcego oraz spełniają warunki regulaminu. Kwalifikowani jesteście do pierwszej uczelni z Waszej listy, w której znajdują się wolne miejsca, gdy dochodzimy do Waszej pozycji na liście rankingowej – i w której spełniacie warunki przyjęcia. Jeśli w żadnej z wybranych uczelni nie ma już wolnych miejsc lub nie spełniacie warunków przyjęcia do uczelni, w których pozostały wolne miejsca, ale spełniacie ogólne warunki naboru – nic straconego. Przy decyzji o odrzuceniu Waszej aplikacji znajdzie się adnotacja „Brak miejsc w wybranych uczelniach, możliwość złożenia odwołania na uczelnie z wolnymi miejscami”. Oznacza to, że możecie w wyznaczonym czasie dokonać ponownego wyboru uczelni. Otrzymacie drogą mailową listę uczelni, w których pozostały wolne miejsca oraz informację o możliwości złożenia odwołania w aplikacji rekrutacyjnej. Możecie też uwzględnić uczelnie z Waszego pierwotnego wyboru – może się zdarzyć, że któraś z zakwalifikowanych do nich osób zrezygnuje z przyznanego miejsca i wróci ono do puli. W takim wypadku zalecamy wybór maksymalnie 3-4 uczelni z pierwotnego wyboru, na których najbardziej Wam zależy oraz wypełnienie pozostałych miejsc uczelniami z listy wolnych miejsc. Oczywiście jeśli żadna uczelnia z listy nie odpowiada Waszym preferencjom, możecie wybrać tylko te z pierwotnego wyboru – ogranicza to jednak w znaczny sposób szanse na pozytywny wynik Waszego odwołania.

Każda biorąca udział w naborze osoba otrzymała email informujący o dostępności wyników naboru wraz z krótką instrukcją dalszego postępowania w każdej sytuacji: zakwalifikowania, niezakwalifikowania z prawem do ponownego wyboru uczelni, niezakwalifikowania z powodu niespełnienia warunków naboru. Pierwszym krokiem dla osób zakwalifikowanych jest kliknięcie decyzji w ebpz: potwierdzenie chęci wyjazdu lub rezygnacja z przyznanego miejsca.

Zachęcamy do przeczytania tego maila oraz zapoznanie się z załącznikiem, w którym są zawarte podstawowe informacje, które powinny wystarczyć Wam na początek. Znajdziecie tam także informację, kto będzie administracyjnym koordynatorem waszego wyjazdu z ramienia Biura Programów Zagranicznych, zależnie od kraju, do którego jesteście zakwalifikowane/i. Szczegółowy opis formalności znajdziecie w Vademecum stypendysty. Z reguły, poza potwierdzeniem lub rezygnacją z przyznanego miejsca, nie musicie załatwiać pozostałych formalności od razu. Jeśli był to jednak jeden z naborów uzupełniających, może się zdarzyć, że terminy aplikowania w zagranicznej uczelni są na tyle bliskie, że będziecie proszone/eni o sprawne działanie. Przypominamy o konieczności regularnego sprawdzania skrzynki mailowej, ponieważ oprócz informacji o wynikach naboru będziecie dostawać także maile już bezpośrednio od koordynatorów Waszego wyjazdu, a także od koordynatorów z uczelni przyjmującej. Przegapienie jakiegoś terminu może wiązać się z tym, że Wasz wyjazd nie dojdzie do skutku. 

Koordynator administracyjny z Biura Programów Zagranicznych odpowiedzialny za dany kraj wyśle do Ciebie e-mail potwierdzający przesłanie Twojej nominacji do uczelni do której się zakwalifikowałaś/eś. W pierwszej kolejności wysyłane są nominację studentów zakwalifikowanych na semestr zimowy. Terminy nominacji wyznaczają uczelnie przyjmujące, w związku z tym są one różne dla różnych uczelni. Nie martw się, jeśli inni studenci otrzymali swoje wiadomości wcześniej.

Po pierwsze, każdym krajem (lub czasami też programem) zajmuje się w Biurze Programów Zagranicznych konkretna osoba. Informacje na temat tego, kto jest administracyjnym koordynatorem Waszego wyjazdu otrzymacie na przykład w mailu informujących o wynikach naboru. Możecie to również sprawdzić w zakładce “Kontakt” na stronie internetowej Biura Programów Zagranicznych. 

Po drugie, każdy kierunek studiów ma przypisanego koordynatora akademickiego. Z taką osobą będziecie konsultować przedmioty, wybrane przez Was w danej uczelni zagranicznej, co wiąże się również z kwestią wyznaczenia ewentualnych różnic programowych do zaliczenia po powrocie. 

Będziecie również proszeni o złożenie wymaganych do wyjazdu dokumentów w Centrum Obsługi Studentów. 

Z ramienia uczelni przyjmującej będziecie kontaktować się z osobą, odpowiedzialną tam za koordynowanie przyjazdów studenckich.  

Koordynator z uczelni przyjmującej wyśle Ci informacje dotyczące procesu aplikacji. Aplikację oraz wymagane dokumenty należy przesłać e-mailem lub wypełnić w odpowiednim systemie – w terminie wyznaczonym przez uczelnię przyjmującą. Koordynator powinien również przesłać listę kursów oferowanych w semestrze, w którym wyjeżdżasz.

UEK nie pośredniczy w znajdowaniu zakwaterowania za granicą. Mogą zdarzyć się wyjątki dotyczące krótkich programów, gdy wyjeżdżacie zorganizowaną grupą, natomiast w większości wypadków jest to sprawa, o którą powinniście zadbać samodzielnie lub przy wsparciu uczelni przyjmującej. 

Niektóre zagraniczne uczelnie oferują płatne miejsca w akademiku lub wskazówki dotyczące poszukiwania mieszkania czy pokoju w danej miejscowości. Często, jeśli wyjeżdżacie w ramach programu Erasmus+, otrzymacie wsparcie w tej kwestii ze strony organizacji studenckich, takich jak Erasmus Student Network. Jeśli na stronie internetowej danej uczelni, do której zostaliście przyjęte/ci nie znajdziecie informacji na temat opcji zakwaterowania, możecie zwrócić się z zapytaniem do koordynatora przyjazdów studenckich w tej uczelni. 

Wybierając uczelnie w miejscowościach turystycznych należy często liczyć się z droższym i trudniej dostępnym zakwaterowaniem. Jeśli jest to dla Was ważna kwestia, sprawdźcie, dokonując wyboru uczelni, czy oferują one miejsca w akademiku dla studentów przyjeżdżających na wymianę, jakie są ceny i jak wygląda kwestia wynajmu mieszkania na kilkumiesięczny pobyt. Czasami lepiej wybrać uczelnie w mniejszych miejscowościach, ale oferujące opcje zakwaterowania w korzystniejszych cenach. 

Po pierwsze, sprawdźcie, jak wygląda Wasz semestr, który wybraliście na odbycie swojego wyjazdu. Zwróćcie uwagę, ile macie przedmiotów oznaczonych jako obowiązkowe. Takie przedmiotu musicie zaliczyć – albo ekwiwalentem podczas wymiany, albo po powrocie w ramach wyznaczonych różnic programowych. Za przedmioty oznaczone jako “do wyboru” z reguły możecie wybrać dowolny przedmiot z oferty uczelni zagranicznej, jednak pamiętajcie, że o tym, które przedmioty mogą zostać uznane w ramach Waszego programu studiów decyduje koordynator akademicki, przypisany do Waszego kierunku studiów. Najlepiej wybierać przedmioty w konsultacji z koordynatorem akademickim. Jeśli studiujecie w UEK bardziej specjalistyczny kierunek spoza dziedziny Business, zwróćcie uwagę już na etapie wyboru uczelni, czy znajdziecie w nich przedmioty dla siebie w znanym przez Was języku. UEK posiada umowy z uczelniami zagranicznymi przeznaczone dla studentów kierunków takich jak Prawo, Turystyka, Gospodarka Przestrzenna, Informatyka Stosowana, Inżynieria Jakości Produkcji. Jeśli studiujecie jeden z tych kierunków, celujcie raczej w wybór tych konkretnych uczelni – chyba, że w wybranym przez Was semestrze wyjazdu macie w programie studiów sporo przedmiotów oznaczonych jako “do wyboru”. Pozwoli Wam to na lepsze dopasowanie przedmiotów, a co za tym idzie – na mniej różnic programowych do zaliczenia po powrocie. 

Kilka przydatnych wskazówek:

• przejrzyjcie ofertę uczelni przyjmującej – zwróćcie uwagę na opisy przedmiotów i wymagania,
• sprawdźcie terminy i dostępność – niektóre przedmioty są oferowane tylko w jednym semestrze lub mają ograniczoną liczbę miejsc,
• upewnijcie się podczas konsultacji z koordynatorem akademickim, które kursy można zaliczyć w ramach Waszego kierunku studiów w UEK – prześlijcie w tym celu listę wybranych kursów z opisami,
• wybierajcie także te przedmioty, które Was interesują – Erasmus+ to świetna okazja, żeby spróbować czegoś nowego!

Większość uczelni przyjmujących wymaga Online Learning Agreement (OLA) już na etapie aplikacji lub w terminie wyznaczonym przez siebie. Uczelnia wysyłająca (UEK) będzie natomiast wymagała gotowego OLA na etapie podpisywania umowy finansowej. Dobrze, jeśli na tym etapie dokument będzie już podpisany przez koordynatorów z obu uczelni. Jeśli wyjeżdżasz na semestr zimowy, skontaktuj się odpowiednio wcześnie z koordynatorem akademickim – w okresie wakacyjnym dostępność pracowników naukowych jest dużo mniejsza.

Instrukcję tworzenia dokumentu OLA znajdziesz na stronie BPZ w sekcji: Formalności – Erasmus KA131

Na YouTube dostępne są również filmy z instrukcjami.

Prześlij koordynatorowi akademickiemu nazwy przedmiotów, które planujesz realizować w uczelni przyjmującej, wraz z opisami kursów. Koordynator odeśle Ci e-mail z listą przedmiotów, które zostaną uznane i które należy wpisać do tabeli B. W tym samym e-mailu powinien również wskazać kursy, które należy zaliczyć po powrocie z wymiany.

Opisy kursów znajdziesz zazwyczaj na stronie internetowej uczelni przyjmującej – najczęściej w zakładce dotyczącej kierunku studiów, katalogu kursów lub w części przeznaczonej dla studentów z wymiany (Erasmus/Incoming Students). Jeśli nie możesz ich znaleźć, warto skontaktować się z koordynatorem z uczelni przyjmującej, który powinien udostępnić odpowiednie materiały.

Na stronie BPZ znajdziesz także papierową wersję dokumentu. Wypełniony dokument OLA trzeba przesłać e-mailem do koordynatora akademickiego UEK, a po jego akceptacji – do osoby wskazanej przez uczelnię przyjmującą.

Wystarczy zgoda promotora na 3. stronie dokumentu ITZ. Akceptujemy również zgodę przesłaną e-mailem.

Przychodząc na podpisanie umowy finansowej, należy przynieść wszystkie dokumenty wydrukowane na papierze. Wykaz wymaganych dokumentów znajdziesz na stronie BPZ: https://bpz.uek.krakow.pl/wymiany-studenckie/vademecum-stypendysty/

Wyjazd nie jest automatycznie blokowany – nawet jeśli macie egzamin poprawkowy lub powtarzacie przedmiot, wyjazd nadal ma szanse się odbyć.

Ostateczną zgodę zatwierdza Dyrektor Instytutu. Po uzyskaniu zgody warto dobrze się przygotować, aby w przyszłości nie mieć problemów z powtarzaniem semestru.

Dobrym pomysłem jest też skonsultowanie się z koordynatorem akademickim UEK, który doradzi, jak pogodzić wyjazd z ewentualnymi zobowiązaniami wobec uczelni.

Warto sprawdzić, czy terminy zaległych egzaminów nie będą kolidować z semestrem w uczelni przyjmującej – zwłaszcza w przypadku wrześniowej sesji poprawkowej. Czasem możliwe jest ustalenie indywidualnego terminu zaliczenia.

Ze strony UEK (uczelnia wysyłająca):

• Potwierdzenie udziału w programie Erasmus (Nomination Letter) – dokument potwierdzający zakwalifikowanie.

• Zaświadczenie potwierdzające otrzymanie dofinansowania z programu Erasmus+.

• Zaświadczenie o statusie studenta – dokument poświadczający, że jesteś studentką/studentem UEK (wydaje Centrum Obsługi Studenta).

• Online Learning Agreement (OLA) / Learning Agreement – czasami potrzebne do celów formalnych w urzędzie imigracyjnym (dokument przygotowuje student w porozumieniu z koordynatorem akademickim).

Ze strony uczelni przyjmującej:

• Letter of Acceptance / Admission Letter – oficjalne potwierdzenie, że uczelnia przyjmie Cię w ramach wymiany Erasmus+ lub innego programu.

• Informacje o zakwaterowaniu i inne dokumenty pomocnicze – czasem potrzebne do wniosku wizowego lub pobytowego.

Dodatkowo:

• W niektórych krajach wymagane mogą być dokumenty finansowe lub ubezpieczeniowe (np. potwierdzenie ubezpieczenia zdrowotnego), a czasami także zaświadczenie o stanie zdrowia.

• Dokładne wymagania wizowe zależą od kraju, do którego wyjeżdżasz, dlatego warto sprawdzić stronę ambasady lub konsulatu oraz skonsultować się z koordynatorem w UEK.

Daty, które bierzemy pod uwagę, to tydzień orientacyjny lub rozpoczęcie zajęć – jako początek semestru, oraz koniec pierwszej sesji egzaminacyjnej – jako koniec semestru.

Grant finansowy w programie Erasmus+ otrzymujecie po podpisaniu umowy finansowej. Jej podpisanie poprzedzi złożenie przez Was wszystkich wymaganych dokumentów opisanych w sekcji “formalności przedwyjazdowe” na stronie internetowej Biura Programów Zagranicznych. Przed wyjazdem otrzymacie 80% całej kwoty przysługującej Wam według umowy. Pozostałe 20% otrzymacie po powrocie, po rozliczeniu się z wymaganych dokumentów poświadczających odbycie przez Was wyjazdu. Kwota jest wyliczana na podstawie miesięcznych stawek grantu do danego kraju, ustalanych przez Komisję Europejską, a także na podstawie długości Waszego pobytu, określonej w liście akceptacyjnym, który wystawia uczelnia zagraniczna. Aktualne stawki grantu oraz dofinansowania kosztów podróży możecie sprawdzić tu: https://bpz.uek.krakow.pl/wymiany-studenckie/programy-wymiany/erasmus-ka131-beneficjenci-okresu-2021-27/.

Tak, zostaną także uwzględnione w suplemencie do dyplomu, który otrzymacie po ukończeniu studiów w UEK – wraz z adnotacją, w jakiej uczelni i kraju odbyliście wymianę. Przedmioty są wpisywane do USOS na podstawie transkryptu ocen, dostarczanego przez uczelnię zagraniczną po zakończeniu Waszego pobytu. Czasami na taki transkrypt trzeba poczekać, dlatego Wasz semestr w USOS może być w niektórych przypadkach rozliczony później niż w przypadku Waszych koleżanek i kolegów. 

Dokładny termin zależy od harmonogramu egzaminów i procedur uczelni przyjmującej – zazwyczaj nie później niż miesiąc od zakończenia wymiany.

Zazwyczaj oceny przesyłane są w formie Transcript of Records (ToR) – oficjalnego dokumentu z listą zaliczonych przedmiotów i przyznanych ocen – dokument może być przesłany elektronicznie (e-mail lub system uczelni) lub w formie papierowej. Czasem uczelnia przyjmująca umieszcza oceny w systemie online, z którego możecie je pobrać.

Jeśli uczelnia zagraniczna organizuje sesję poprawkową w terminie, w którym jesteście w stanie uczestniczyć, możecie spróbować swoich sił po raz drugi. Jeśli natomiast powrócicie z niezdanym przedmiotem i poprawka nie jest już możliwa, przygotujecie kolejną wersję Learning Agreement, w której koordynator akademicki wyznaczy dodatkowy przedmiot/przedmioty do zdania już w UEK. Jeśli jednak przedmiot nie był odpowiednikiem przedmiotu w UEK i nie wpływa na punkty ECTS potrzebne do zaliczenia semestru – nie trzeba zdawać nic w zamian.

Decyzję o rezygnacji należy niezwłocznie zgłosić mailowo Waszemu koordynatorowi administracyjnemu w UEK oraz – jeśli jest już po nominacji do uczelni zagranicznej – koordynatorowi w uczelni przyjmującej. Osoby rezygnujące z ważnej przyczyny, jak nagłe pogorszenie sytuacji zdrowotnej, ze względu na tzw. siłę wyższą (klęski żywiołowe, konflikty zbrojne, zamieszki) lub z winy uczelni przyjmującej (np. całkowita zmiana oferty przedmiotów w stosunku do wcześniej opublikowanej i w związku z tym niemożność dobrania jakiegokolwiek przedmiotu) nie ponoszą konsekwencji. Jeżeli rezygnacja nastąpiła już po podpisaniu umowy finansowej (przed wyjazdem lub już w jego trakcie), należy dokonać zwrotu otrzymanego grantu finansowego. Osoby rezygnujące już po nominacji, bez ważnej przyczyny, a także osoby, które przestały się kontaktować w sprawie wyjazdu z koordynatorem z UEK oraz przedstawicielami uczelni partnerskiej będą w kolejnych naborach brane pod uwagę w drugiej kolejności, po przyznaniu miejsc innym aplikującym studentom. Pamiętajcie, że Wasza późna rezygnacja uniemożliwia najczęściej wykorzystanie Waszego miejsca przez inne osoby. Starajcie się więc po pierwsze aplikować do uczelni, do których naprawdę chcecie wyjechać, a po drugie – w razie decyzji o rezygnacji zgłaszać ją niezwłocznie, kierując się szacunkiem do pracy koordynatorów oraz duchem koleżeństwa wobec innych studentów.

Zgłoś się niezwłocznie do koordynatora administracyjnego zajmującego się Twoim wyjazdem w UEK. Bardzo często udaje się znaleźć korzystne rozwiązanie. Jeśli jednak jest już za późno na taki krok lub proponowane opcje Ci nie odpowiadają, możesz bez konsekwencji wziąć udział w kolejnym naborze.