Zasady kwalifikacji, proces rekrutacji i procedura wyjazdowa

Przed przystąpieniem do rekrutacji należy zapoznać się z zasadami kwalifikacyjnymi na wyjazdy za granicę w ramach Programu Erasmus+ KA131 oraz z kryteriami oceny wniosków o wyjazd dla nauczycieli akademickich lub pracowników administracji.

Przydatne linki

• Link do listy uczelni partnerskich programu Erasmus+ (posiadających kartę ECHE ważną na okres 2021-2027)
• oferty specjalistycznych szkoleń: http://staffmobility.eu/
• Lista uczelni (dotyczy wyłącznie wyjazdów dydaktycznych dla nauczycieli akademickich)

PROCES REKRUTACJI

Rekrutacja odbywa się online za pomocą systemu WEBCON.

Aby wziąć udział w kwalifikacji na wyjazd należy w nieprzekraczalnym terminie do 11 stycznia 2026.

1. Wypełnić w systemie wniosek kwalifikacyjny
2. Dołączyć uzupełniony, podbity pieczęcią oraz podpisany odręcznie przez uczelnię partnerską dokument Mobility Agreement
3. Należy uzyskać w systemie Webcon akceptację bezpośredniego przełożonego

Wszyscy pracownicy zostaną poinformowani o wynikach kwalifikacji poprzez aplikację Webcon. Ze względów organizacyjnych wyjazdów nie należy planować na termin wcześniejszy niż 1 marca 2026.

Wszelkie zmiany dotyczące miejsca mobilności mogą nastąpić tylko w losowych przypadkach i wymagają każdorazowej zgody Koordynatora Programu Erasmus+.

PROCEDURA PRZED WYJAZDEM

Minimum 3 tygodnie (lecz nie wcześniej niż 4 miesiące) przed planowaną datą wyjazdu należy zgłosić się do pani Justyny Orszuli, aby potwierdzić dane niezbędne do przygotowania umowy finansowej oraz złożyć pozostałe dokumenty potrzebne do realizacji wyjazdu:

1. Wypełniony i zatwierdzony przez Kierownika jednostki wniosek wyjazdowy „Skierowanie” /edycja2025/
2. Wypełnioną Umowę finansową /edycja 2025/ pomiędzy uczelnią a pracownikiem wyjeżdżającym
3. W przypadku podróży samochodem prywatnym – załącznik numer 6
4. W przypadku podróży w ramach Green Travel – oświadczenie przed podróżą.

PO POWROCIE

W terminie do 14 dni po powrocie należy:

1. Dostarczyć do pani Justyny Orszuli (BPZ, budynek Księżówka, pokój K8):
   • Confirmation Letter poświadczający dokładną liczbę dni pobytu na uczelni przyjmującej (2-5dni), dokładne daty pobytu na uczelni oraz liczbę godzin przeprowadzonych wykładów. Data wystawienia Confirmation Letter to ostatni dzień pobytu na uczelni przyjmującej.
   • Mobility Agreement – jeśli dołączony systemie Webcon w czasie rekrutacji skan był nieczytelny, posiadał podpis elektroniczny (kwalifikowany) lub nastąpiła zmiana terminu wyjazdu/zmiana uczelni lub jakakolwiek inna zmiana. Daty złożenia podpisów na Mobility Agreement muszą być wcześniejsze niż sam pobyt na uczelni przyjmującej.
   • w przypadku podróży w ramach Green Travel: oświadczenia po powrocie, biletów autokarowych/kolejowych, dla podróżujących samochodem – winiet lub rachunków za paliwo.
2. Wypełnić Raport-Ankietę online w terminie do 30 dni od otrzymania emaila z linkiem ze strony European Commision. W raporcie należy zaznaczyć, że wyjazd z programu ERASMUS+ KA131 jest w pełni uznawalny przez UEK, ponieważ wyjeżdżacie Państwo służbowo w ramach skierowania zatwierdzonego przez pracodawcę.
3. Złożyć w systemie Webcon sprawozdanie z wyjazdu.

Niedopełnienie jakichkolwiek wymogów proceduralnych skutkuje zwrotem otrzymanego grantu.

Ważne informacje:

• Wsparcie finansowe będzie obliczone przez pracownika BPZ zgodnie z zasadami finansowania zawartymi w „Przewodniku po programie Erasmus+ wersja 2025”. Wsparcie zostanie przekazane na indywidualne konto walutowe pracownika (waluta Euro).
• Wyjeżdżający dokonuje wyboru środka transportu oraz zakupu biletu indywidualnie. Indywidualnie też dokonuje rezerwacji noclegów.
• Termin pobytu na uczelni oraz ilość dni podane w „Zaświadczeniu o pobycie / Confirmation Letter” wydawanym przez uczelnię przyjmującą musi być zgodna z danymi w Mobility Agreement oraz z umową finansową.