Formalności – Erasmus KA131
Krok 1 – Pracownik BPZ zgłasza zakwalifikowanego studenta na wymianę (nominacja) do danej uczelni partnerskiej w wyznaczonym przez nią terminie.
Krok 2 – student wysyła dokumenty aplikacyjne w wyznaczonym terminie po otrzymaniu z informacji z uczelni partnerskiej. Należy postępować zgodnie z instrukcjami przesłanymi przez koordynatora uczelni przyjmującej.
Krok 3 – student składa dokumenty konieczne do podpisania umowy finansowej do właściwego koordynatora w BPZ najpóźniej 2 tygodnie przed wyjazdem:
- kwestionariusz stypendysty
- kopia listu akceptacyjnego z uczelni przyjmującej studenta
- kopie dokumentów: zgoda na realizację ITZ
- Online Learning Agreement (OLA) oraz instrukcja utworzenia dokumentu (jeśli uczelnia partnerska nie używa platformy OLA – można skorzystać z dokumentu papierowego LA)
- Creating your Online Learning Agreement
- kopia ubezpieczenia zdrowotnego (karta EKUZ) oraz dodatkowa polisa (np. Euro 26, ISIC)
Nowością w projekcie 2024 jest dofinansowanie kosztów podróży tzw. ryczałt dla wszystkich rodzajów mobilności: ryczałt green travel oraz ryczałt podróż standardowa. Dofinansowanie green travel dotyczy osób realizujących podróż do uczelni partnerskiej w obie strony z wykorzystaniem niskoemisyjnych środków transportu (pociąg, autobus lub wspólne korzystanie z samochodu). Koniecznie jest zgłoszenie chęci korzystania z powyższej opcji poprzez wypełnienie oświadczenia. W przypadku podróży na dystansie do 499 km zalecane jest przez Komisję Europejską korzystanie z niskoemisyjnych środków transportu. Podróż standardowa dotyczy osób realizujących podróż samolotem. Ryczałt na podróż standardową otrzymuje każdy uczestnik mobilności bez konieczności składania oświadczenia.
Osoby, które studiują odpłatnie mają możliwość ubiegania się o częściowe zwolnienie z opłaty za studia wypełniając – podanie o zwolnienie z opłat za usługę edukacyjną – podanie ma być wysłane drogą e-mailową wraz z zaświadczeniem o zakwalifikowaniu się do uczelni partnerskiej do Działu Rozliczeń Studentów i Doktorantów na adres: drsd@uek.krakow.pl
Szczegółowe informacje znajdują się w Vademecum Stypendysty. Dla własnego komfortu i wygody polecamy studentom zapoznanie się z powyższym dokumentem.
Wyjeżdżając na studia za granicę w ramach programu Erasmus+ warto zapoznać się z pakietem informacyjnym MSZ, dzięki któremu Twój pobyt będzie bezpieczniejszy.
W trakcie pobytu na stypendium
- w pierwszym miesiącu pobytu student jest zobowiązany do uzgodnienia z koordynatorem ostatecznej wersji Learning Agreement (OLA) i wprowadzenia ewentualnych zmian względem pierwotnej wersji. Zmiany wprowadza się na platformie OLA Making changes to your Online Learning Agreement
- przed powrotem do UEK student zobowiązany jest poprosić o zaświadczenie o odbyciu studiów za granicą – tzw. confirmation letter
Po powrocie ze stypendium
- Porozumienie o Planie Studiów (PPS) – Każda osoba realizująca mobilność w ramach programu Erasmus+ KA 131 jest zobowiązana do wypełnienia tego dokumentu po powrocie.
Po zakończeniu stypendium student jest zobowiązany do dostarczenia do BPZ następujących dokumentów:
- confirmation letter potwierdzający pobyt w uczelni partnerskiej
- sprawozdanie z wyjazdu (drogą mailową)
- kopia online Learning Agreement podpisana przez wszystkie strony (student, koordynator akademicki, uczelnia przyjmująca).
- kopia podpisanego PPS
- transkrypt ocen z uczelni partnerskiej w celu przeliczenia na skalę polską (ten dokument może być dostarczony po przesłaniu przez uczelnię partnerską).
Do COS student musi złożyć następujące dokumenty:
- opis kursów zrealizowanych za granicą w języku studiowania
- wydrukowany Online Learning Agreement oraz PPS
- transkrypt ocen przeliczony na skalę polską przez BPZ
- kopie podpisanego PPS
Dodatkowo Stypendyści programu Erasmus+ KA131 zobowiązani są do wypełnienia ankiety online (system Beneficiary Module) przesyłanej automatycznie.