Po stronie Kolegium leży wyłonienie na chwilę obecną jednej/dwóch osób (dalej: Koordynator BIP) w ramach Kolegium, zaangażowanych w przygotowanie i realizację BIP razem z uczelniami zagranicznymi.
1. Osoby wyznaczone do realizacji BIP dostarczają do Biura Programów Zagranicznych formularz zgłoszeniowy.
2. Koordynator BIP przeprowadza nabór studentów/doktorantów do uczestnictwa w BIP wg zasad naboru uczestników określonych w grupie partnerów organizujących BIP.
3. Szczegółowe zasady kwalifikacji (identyczne dla wszystkich uczelni zagranicznych tworzących BIP), kryteria ubiegania się o udział w BIP, wymaganych dokumentach, terminach i miejscu składania dokumentów, trybie i terminie odwołań, zasadach uznania punktów ECTS, muszą zostać w przejrzysty sposób podane do publicznej wiadomości na stronie internetowej danego Kolegium.
4. Rektor UEK podejmie decyzje dotyczącą kwalifikacji studentów na wyjazdy w ramach BIP.
5. Student/doktorant skierowany na BIP zobowiązany jest do podpisania umowy stypendialnej w Biurze Programów Zagranicznych. Pracownicy – w Dziale Współpracy Międzynarodowej.
Powyższe zasady zostały sporządzone na podstawie informacji i wytycznych przekazanych przez Fundację Rozwoju Systemu Edukacji – Narodową Agencję Programu Erasmus+.